日常的檔案文件管理，在很多企業(yè)是通過(guò)在各個(gè)科室之間直接進(jìn)行檔案的歸檔管理的，特點(diǎn)是地域分散，存放點(diǎn)眾多，隨著企業(yè)單位的不斷壯大，文件不可避免的會(huì)日益增加，這就會(huì)給企業(yè)在檔案的管理上帶來(lái)極大的麻煩，主要可以概括為：

• 檔案種類繁多，工作人員分類混亂；
• 檔案數(shù)目眾多，日常無(wú)法統(tǒng)計(jì)；
• 檔案存放點(diǎn)多，只能按照部門各自進(jìn)行檔案存放，具體位置無(wú)法知悉，需要查找時(shí)找不到或難找到是經(jīng)常發(fā)生之事；
• 檔案管理不清晰，造成檔案資源流失，后期難以查找；
• 等等

為了解決這些問(wèn)題，我司深圳市上方科技有限公司提出一套R(shí)FID檔案文獻(xiàn)管理方案，方案針對(duì)日常檔案管理特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一管理，信息實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)查詢，方便快捷。
具體實(shí)現(xiàn)方案可以分析如下。
一，管理思路
給每一份需要管理的檔案加裝一個(gè)RFID電子標(biāo)簽，我們應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)的多標(biāo)簽識(shí)別特性對(duì)在位的檔案實(shí)施批量性信息采集，我司的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)500份/秒的檔案數(shù)據(jù)采集能力，管理方式為，將檔案放在我司專門定制的RFID檔案柜里面（也可以修改單位現(xiàn)有的檔案柜），檔案柜內(nèi)部實(shí)現(xiàn)有RFID信號(hào)的全覆蓋，只要放置在檔案柜內(nèi)部就可以100%實(shí)現(xiàn)檔案的定位管理，然后再根據(jù)系統(tǒng)查詢即可。
二，方案介紹
2.1 檔案貼標(biāo)
初始化一批RFID電子標(biāo)簽，在單位指定的地點(diǎn)進(jìn)行貼標(biāo)操作，方法很簡(jiǎn)單，將準(zhǔn)備好的標(biāo)簽一張一張的在指定的位置進(jìn)行貼標(biāo)和數(shù)據(jù)寫入系統(tǒng)，每個(gè)檔案進(jìn)行時(shí)間大約為3-5秒；
2.2 檔案歸檔
將貼好的標(biāo)簽按照 要求直接存放到對(duì)應(yīng)的檔案柜即可，檔案柜再識(shí)別到柜內(nèi)的檔案后自動(dòng)上傳檔案數(shù)據(jù)信息到數(shù)據(jù)庫(kù)；
2.3 檔案查詢
打開管理系統(tǒng)，在檔案查詢欄直接輸入要查詢的檔案名稱或者檔案編號(hào)可以直接查詢檔案所在的位置已經(jīng)現(xiàn)今的全部狀態(tài)。
2.4 檔案調(diào)撥（借用/歸還/轉(zhuǎn)移等）
根據(jù)需要，打開軟件查詢到檔案的位置后，執(zhí)行調(diào)撥程序，工作人員直接去取出對(duì)應(yīng)的檔案即可，這里如果取錯(cuò)了檔案系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警。
2.5 檔案報(bào)廢
過(guò)期的檔案，系統(tǒng)可以直接做報(bào)廢處理，執(zhí)行程序之后銷毀對(duì)應(yīng)的檔案即可。
三，硬件選擇
3.1 智能檔案柜
整個(gè)系統(tǒng)的核心部件，在管理檔案中起著重要作用，本身帶有顯示屏，可以連接wifi/4G等方式，實(shí)現(xiàn)無(wú)線數(shù)據(jù)對(duì)接，省去大量布線的麻煩。 檔案柜的外觀設(shè)計(jì)可以根據(jù)需求修改。
3.2 館員工作臺(tái)
此設(shè)備主要是用來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)簽處理，同時(shí)也可以在此執(zhí)行檔案借用，歸還，調(diào)撥等工作。 3.3 RFID電子標(biāo)簽
每份檔案一張標(biāo)簽。